รายงานการประเมินการจัดการความรู้ด้วยตนเอง (KMA) ปี งป.64
- เครื่องมือการจัดการความรู้ (KM TOOLS)
เครื่องมือการจัดการความรู้ เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้ถูกสร้างขึ้นมาโดยมีจุดมุ่งหมายหลักเพื่อนำไปใช้ในการถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนความรู้ โดยแบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ ได้แก่ เครื่องมือที่ช่วยในการเข้าถึงความรู้ เหมาะกับความรู้ประเภทความรู้เด่นชัด (Explicit knowledge) ซึ่งเป็นความรู้ที่เป็นเหตุเป็นผล สามารถรวบรวมและถ่ายทอดออกมาในรูปแบบต่าง ๆ และเครื่องมือที่ช่วยในการถ่ายทอดความรู้ เหมาะกับความรู้ประเภทความรู้ที่อยู่ในตัวตน (Tacit knowledge) ซึ่งเป็นความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล เกิดจากประสบการณ์ การเรียนรู้ หรือพรสวรรค์ ความรู้ชนิดนี้พัฒนาและแบ่งปันกันได้ และเป็นความรู้ที่ก่อให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน นอกจากนี้แล้ว เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้มีหลากหลายประเภท แต่ละประเภทมีความแตกต่างกันซึ่งผู้ปฏิบัติควรเลือกเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้ให้เหมาะสมกับแต่ละกิจกรรม
เครื่องมือการจัดการความรู้ที่ รร.นร.นำมาใช้ ได้แก่
สารบัญ
1. ชุมชนนักปฏิบัติ (Communities of Practice หรือ CoP)
คือ กลุ่มคนที่มาจากกลุ่มงานเดียวกันหรือมีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งร่วมกันรวมตัวกันอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้และสร้างองค์ความรู้ใหม่ๆ ในเรื่องที่มีความสนใจร่วมกัน
ปัจจัยที่ทำให้งานของ CoP ล้มเหลว ได้แก่ การถูกบังคับให้ทำ สมาชิกในกลุ่มไม่ได้มีความสนใจในเรื่องนั้นๆ อย่างจริงจัง เรื่องที่ทำไม่ใช่เป็นปัญหาที่แท้จริง และสมาชิกไม่ได้เป็นผู้มีความรู้ในงานนั้น ๆ อย่างแท้จริงรวมทั้งไม่มีความจำเป็นต้องปฏิบัติงานนี้ด้วย เป็นต้น
รูปที่ 1 เป็นกลุ่ม CoP ของอาจารย์ ฝศษ.รร.นร.ที่มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันในเรื่อง เทคนิคการสอนภายใต้เวลาจำกัด ซึ่งแต่ละคนก็มีเทคนิค วิธีการสอนไม่เหมือนกัน
2. เรื่องเล่าเร้าพลัง (Springboard storytelling)
เป็นการถอดความรู้โดยการมอบหมายให้บุคคลที่มีผลงานเด่นหรือจากมุมมองคนสำคัญคนใดคนหนึ่งของการทำกิจกรรมนั้น มาเล่าให้คนอื่นฟังว่าทำอย่างไร โดยเล่าสิ่งที่ตนเองทำจริงแบบเข้าใจง่าย มีการสอดแทรกแนวคิด เป็นเรื่องสั้นๆ หนึ่งเรื่องมีหนึ่งประเด็น เพื่อเป็นตัวเชื่อมต่อความรู้ความเข้าใจให้ผู้ฟังเกิดความคิดใหม่ๆ และกระตุ้นให้ผู้ฟังนำบทเรียนที่ได้ไปใช้กับงานของตน
3. ทีมข้ามสายงาน (Cross-Functional Team)
คือ การจัดตั้งทีมงานหรือคณะทำงานเพื่อมาทำงานร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่กำหนดขึ้นภายใต้ความเชื่อที่ว่าการทำงานในแต่ละเรื่องต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญจากหลายๆ ด้านมาแลกเปลี่ยนประสบการณ์และทำงานร่วมกัน จึงจะประสบความสำเร็จ
4.การทบทวนสรุปบทเรียน (After action review หรือ AAR)
เป็นการคุยกันถึงกิจกรรมที่ช่วยให้แต่ละคนเรียนรู้ด้วยตนเองเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นว่าเป็นไปตามที่คาดหวังไว้หรือไม่ เรื่องที่เป็นสิ่งดี เรื่องที่ควรปรับปรุง และบทเรียนที่ได้จากการทำงานเรื่องหนึ่งเรื่อใดแล้วเสร็จ การถอดบทเรียนทำได้หลายแบบ เช่น โดยการประชุมทันที หลังเสร็จกิจกรรมมีการตั้งคำถาม และให้ผู้ร่วมกิจกรรมบันทึกคำตอบอย่างสั้น ๆ ลงในกระดาษแผ่นน้อย แล้วรวบรวมสรุปเป็นบทเรียน แบบนี้ก็ค่อนข้างเป็นทางการ และแบบที่ไม่เป็นทางการมากนัก เช่น โดยการประชุมกลุ่มย่อยหลังเสร็จกิจกรรมย่อยในโครงการ ใช้การพูดคุยสั้น ๆ เป็นกันเองตรงไปตรงมา แต่ควรมีบันทึกเก็บไว้เป็นบทเรียนของตนเอง นอกจากนั้น เราก็อาจจะทำ AAR คนเดียวก็ได้ หรือเพื่อนสนิทที่ร่วมกิจกรรมหรือโครงการ 2 – 3 คน ถามคำถามสั้น ๆ ง่าย ๆ แล้วบันทึกไว้เป็นบทเรียนของตนเองเช่นเดียวกัน
การ AAR จะง่ายขึ้น ถ้างานนั้นมีการเขียนเป็นขั้นตอนไว้ เวลาเรา AAR ก็ AAR ทีละขั้นตอน เพื่อค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการดำเนินการ ซึ่งในการทบทวนนั้น อาจได้ค้นพบวิธีปฏิบัติที่ดี (Best Practice) และแนวทางการปรับปรุงให้เกิดผลงานที่ดีขึ้น ซึ่งจำเป็นต้องทำการสรุปบทเรียนทุกครั้งและทันทีที่เสร็จกระบวนการทำงานแต่ละขั้นตอน รวมถึงเป็นการตรวจสอบระดับของการบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ด้วย
เทคนิคการสรุปบทเรียนให้ได้ผลคือต้องรีบดำเนินการหลังงานเสร็จสิ้นทันที และต้องบันทึกให้ละเอียด รวมทั้งเก็บให้เป็นที่ สามารถนำมาใช้ใหม่ได้ง่าย
การ AAR ที่ล้มเหลว ก็เกิดขึ้นได้ ในกรณีอย่างเช่น
- ไม่ได้ทำ AAR ทันที
- สมาชิกเข้าใจว่าการ AAR คือการหาคนทำผิด
- สมาชิกไม่กล้าพูดความจริง กรณีที่ปัญหาของงานนั้นเกิดจากผู้บังคับบัญชาเอง
- ทำ AAR แล้วไม่นำไปใช้ในการปรับปรุงงานครั้งต่อไป
รูปที่ 2 เป็นการสรุปบทเรียนจากปัญหาการทำ PMQA และ KM ผู้ร่วมทำ AAR ประกอบด้วย รอง ผบ.รร.นร. และคณะทำงาน PMQA และ KM
5.เวทีเสวนากลุ่มเฉพาะ (Forum)
คือ เป็นการปรับฐานความคิดโดยการฟังจากผู้อื่นทำให้เกิดความหลากหลายทางความคิด ผู้ที่รับฟังเห็นภาพที่ใกล้เคียงกัน เวทีเสวนา ไม่มีประธาน ไม่เหมือนการประชุมอย่างมีเป้าหมายเพื่อหาข้อสรุป เป็นการพูดคุยกันระหว่างคนสองคน หรือเป็นกลุ่ม เป็นการพูดออกมาจากใจ จากความรู้สึก จากประสบการณ์โดยตรง และฟังอย่างลึกซึ้งไม่ตัดสินถูกผิด ไม่แย้งแต่ฟังไปจนจบโดยยังไม่ตัดสินใจ หลังจากนั้น เราจึงจัดประชุมหรืออภิปรายเพื่อแก้ปัญหาหรือหาข้อยุติต่อไปได้โดยง่าย และผลหรือข้อยุติที่เกิดขึ้นจะเกิดจากการที่เราเห็นภาพในองค์รวม
รูปที่ 3 เป็นการเปิดเวทีเสวนาเรื่องระบบเกียรติศักดิ์ ผู้ร่วมเสวนาประกอบด้วยผู้แทนจาก รร.เหล่าทัพ 3 เหล่า
เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist)
คือ การให้หรือขอรับคำแนะนำหรือประสบการณ์ที่มีคุณค่าจากบุคคลหรือหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในเรื่องนั้นๆ เพื่อจะได้นำไปประยุกต์ใช้ในหน่วยงาน
6. เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer assist)
เป็นการเชิญทีมอื่นหรือบุคคลอื่นมาแบ่งปันประสบการณ์ดีๆ (Best practice) โดยมีการเสนอแนะ การสอน การเล่าให้ฟังเกี่ยวกับกิจกรรมที่ปฏิบัติเพื่อจะได้นำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรหรือการดำเนินงานในครั้งต่อไป
รูปที่ 4 KM Team ของ รร.นร.ร่วมกับ KM Team จาก สบ.ทร.ไปทำการอบรมผู้ส่งเสริมการจัดการความรู้ของ ขว.ทร.
7.บทเรียนหนึ่งประเด็น (One Point Lesson – OPL)
บทเรียนหนึ่งประเด็น หรือ One Point Lesson โดยทั่วไปเป็นวิธีการหนึ่งในการถ่ายทอดความรู้ ประสบการณ์ ภายในโรงงาน สถานประกอบการ แต่จริง ๆ แล้ว เราก็สามารถนำมาใช้ในหน่วยงานศึกษาแบบ รร.นร.ก็ได้ แล้วแต่ลักษณะของงาน เป็นวิธีการง่ายๆ ไม่ยุ่งยาก สามารถทำได้ด้วยตัวเอง ซึ่งมีข้อดีหลายๆ ประการคือ
- สามารถทำได้ง่าย เนื้อหาไม่ยาวเพียงหนึ่งหน้ากระดาษ ประกอบด้วยข้อความ และรูปภาพหรือแผนภูมิและ ตารางหัวท้ายกระดาษ หรือกล่าวได้ว่า มีข้อความที่ต้องเขียนประมาณ ครึ่งหน้ากระดาษเท่านั้น
- เป็นกรณีศึกษา เป็นปัญหาของหน่วย ซึ่งทำให้เห็นปัญหาและนำไปสู่การแก้ไขปัญหาได้ตรงจุด
- เป็นเนื้อหาที่แก้ปัญหาการทำงานแบบตรงจุด เราแก้ปัญหานี้ได้อย่างไร ก็มาเขียนไว้ เพื่อใช้ถ่ายทอดให้กับเพื่อนร่วมงาน คนรุ่นใหม่ โดยไม่ต้องรอให้คนรุ่นใหม่เจอปัญหาและสร้างประสบการณ์ให้เขา แต่มาเรียนรู้ประสบการณ์ของบุคลากรรุ่นก่อนหน้า เป็นการป้องกัน ลดความน่าจะเป็นในการเกิดปัญหาลงไป
- เนื้อหาส่วนใหญ่ที่จะเขียนกันเป็นความรู้ ประสบการณ์ที่ฝังอยู่ในตัวคน (บางทีเรียกว่าความเก๋า) ไม่มีเขียนไว้ในตำรา หรือ ในเอกสารของโรงงาน ซึ่งเรื่องเหล่านี้เป็นสิ่งที่สร้างมูลค่าให้สถานประกอบการ
- ใช้เวลาในการจัดทำไม่นาน ไม่ต้องสร้างเป็นบทความยาวๆ ไม่ต้องศึกษาหาความรู้มาสร้าง
- ใช้เวลาในการถ่ายทอดไม่นาน เมื่อเนื้อหามีไม่มาก ก็ใช้เวลาในการถ่านทอดไม่มาก และเป็นเรื่องของหน่วยเอง จึงสร้างความเข้าใจให้คนทำงานต่อได้ง่าย
- วิทยากรก็เป็นของหน่วยเอง ไม่ต้องไปจ้าง
- สร้างความสัมพันธ์ ในหน่วยได้ เพราะใช้เวลาไม่มาก เช่น การประชุมช่วงเช้าก่อนทำงาน เพราะการได้มาพูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้กัน จะสร้างเสริมบรรยากาศในการทำงานได้ดี และได้ความรู้ไปด้วย
- ส่งเสริมภาวะผู้นำให้กับทีมงาน การที่ข้าราชการระดับปฏิบัติการได้มีโอกาสมาพูดหน้ากลุ่ม จะสร้างให้คน ๆนั้น มีความเป็นผู้นำ กล้าแสดงออก ซึ่งเป็นสิ่งที่หน่วยต้องการอยู่แล้ว(นีนา)
- พัฒนาบุคลากรได้ต่อเนื่อง ทำได้ทุกวัน ไม่ต้องรอจัดอบรม ไม่ต้องรอหน่วยงานภายนอก
- เมื่อจัดทำ และมีการเก็บรวบรวมไว้มากๆแล้ว ก็เป็นแหล่งความรู้ นำมาจัดการความรู้ภายในองค์กรได้ ทำ KS KM ได้ตามที่หน่วยงานต่างๆ ต้องการให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้
บทความ_ บทเรียนหนึ่งประเด็นจากสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
รูปที่ 5 ตัวอย่างบทเรียนหนึ่งประเด็น
8.การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (KAIZEN)
หมายถึง การเปลี่ยนแปลง, การปรับปรุงให้ดีขึ้น ดังนั้น Kaizen จึงเป็นแนวคิดเพื่อการเปลี่ยนแปลงที่ดียิ่งขึ้นซึ่งนิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในหน่วยงาน หรือองค์กรต่างๆ โดยเน้นหลักปฏิบัติสำคัญ 3 อย่างด้วยกันคือ เลิก ลด และเปลี่ยน หรืออาจจะบอกได้ว่า แนวคิด Kaizen เป็นการลดและเลิกขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ด้วยการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานอย่างค่อยเป็นค่อยไปทีละส่วน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดียิ่งขึ้น รวมถึงทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานดียิ่งขึ้นอีกด้วย โดยเป็นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญในแนวคิด Kaizen นั่นเอง
รูปที่ 6 ตัวอย่างการทำ KAIZEN
9.แบบบันทึกความรู้แบบขั้นตอน
เหมาะสำหรับองค์ความรู้ที่เป็นขั้นตอนการปฏิบัติงาน โดยขั้นตอนหลัก อาจประกอบด้วยขั้นตอนย่อยๆ ซึ่งเราสามารถลงรายละเอียดแต่ละขั้นตอน โดยกำหนดให้ระบุคำแนะนำ ข้อสังเกต ข้อควรระวัง เทคนิค และบทเรียนที่เกิดจากความผิดพลาด แบบฟอร์มนี้ ช่วยถอดประสบการณ์ของผ้ปฏิบัติงานง่ายขึ้น
แบบบันทึกความรู้
10.Webblog
บล็อกโดยปกติจะประกอบด้วย ข้อความ ภาพ ลิงก์ ซึ่งบางครั้งจะรวมสื่อต่างๆ ไม่ว่า เพลง หรือวิดีโอในหลายรูปแบบได้ จุดที่แตกต่างของบล็อกกับเว็บไซต์โดยปกติคือ บล็อกจะเปิดให้ผู้เข้ามาอ่านข้อมูล สามารถแสดงความคิดเห็นต่อท้ายข้อความที่เจ้าของบล็อกเป็นคนเขียน ซึ่งทำให้ผู้เขียนสามารถได้ผลตอบกลับโดยทันที
การเขียนบล็อกกับการจัดการความรู้ก็คือเขียนยังไงก็ได้ในแบบที่ตนเองถนัด เขียนในเรื่องที่รู้ เขียนให้เห็นถึงวิธีปฏิบัติ วิธีคิดที่นำไปสู่ควาสำเร็จในเรื่องนั้น ๆ และสรุปเป็นองค์ความรู้
นอกจากนี้ เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้ยังมีอีกหลายประเภท เช่น การศึกษาดูงาน (Study tour) การเรียนรู้ร่วมกันหลังงานสำเร็จ (Retrospect) การสอนงาน (Coaching) การเป็นพี่เลี้ยง (Mentoring) การสัมภาษณ์ การเรียนรู้จากบทเรียนในอดีต (Lesson Learned) และสุนทรียสนทนา (Dialogue) เป็นต้น ซึ่งเครื่องมือแต่ละประเภทมีลักษณะ ข้อดี ข้อควรคำนึงและผลที่ได้จากการจัดการความรู้แตกต่างกัน ผู้ที่นำไปใช้ควรเลือกให้เหมาะกับกิจกรรมที่ปฏิบัติและจุดมุ่งหมายของกิจกรรมที่ต้องการ จึงจะเป็นการใช้เครื่องมือจัดการความรู้เพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด
Related posts
