ระบบควบคุมการเบิกจ่ายพัสดุ และรายงานยอดพัสดุคงคลังอัตโนมัติ

บทคัดย่อ:
ระบบเบิกจ่ายพัสดุและรายงานยอดพัสดุคงคลังอัตโนมัติ (Online Inventory and Automatic Report Generation System) เป็นเครื่องช่วยให้การทำงานในการเบิกจ่ายพัสดุทำได้ง่ายและเร็วขึ้น ด้วยความสามารถในการค้นหาพัสดุโดยใช้เครื่องแสกนบาร์โค๊ด (Barcode Scanner) หรือการค้นหาด้วยคำสำคัญ (Key Words) เมื่อพบพัสดุแล้วสามารถดูข้อมูลการเบิกจ่ายย้อนหลังของพัสดุนั้นและยอดคงคลังได้ทันที อีกทั้งยังสามารถแก้ไขข้อมูลพัสดุ หรือยกเลิกรายการการเบิกจ่ายพัสดุได้ สามารถเรียกดูรายงาน ยอดพัสดุคงคลังในภาพรวมได้ ผู้ใช้สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ใช้งานง่าย เนื่องจากระบบไม่ซับซ้อน ไม่มีเมนูยุ่งยากที่ไม่ได้ใช้งานหรือเกินความจำเป็น มีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล โดยผู้ที่จะเข้าดูข้อมูลในระบบได้ต้องทำการเข้าสู่ระบบด้วยการ Log In ก่อนเท่านั้น อีกทั้งระบบนี้ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านทางอินเตอร์เน็ตและสามารถใช้งานได้เป็นอย่างดีกับทุกอุปกรณ์ด้วยการปรับการแสดงผลหน้าจอให้เหมาะกับการใช้งานทั้งในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์สมาร์ทโฟนโดยอัตโนมัติ

ปัญหา:
การเบิกจ่ายพัสดุเป็นงานหนึ่งที่เกือบทุกหน่วยใน ทร. จะต้องปฏิบัติ หน่วยที่มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงหากเป็นหน่วยใหญ่โดยมากก็จะมีระบบในการดูแลการเบิกจ่ายพัสดุเป็นเครื่องช่วยในการปฏิบัติงาน แต่หากกล่าวถึงหน่วยงานที่มีขนาดเล็กลงมา จะเห็นได้ว่ายังไม่มีเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยในการทำงานดังกล่าว การที่จะนำระบบใหญ่ที่มีความซับซ้อนมาใช้ในงานของหน่วยที่มีขนาดเล็กนั้นเป็นเรื่องยากเพราะต้องมี ขั้นตอนของการติดตั้งโปรแกรมที่ซับซ้อนและระบบใหญ่ยังมีความสามารถของระบบที่เกินความจำเป็น ผู้ใช้ต้องเรียนรู้ การใช้งานจนมีความชำนาญในระดับหนี่งจึงจะสามารถเข้าใจระบบได้ ทำให้ระบบใหญ่ดังกล่าวไม่สามารถนำมาประยุกต์ใช้งานกับหน่วยงานที่มีขนาดเล็กได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มาของการพัฒนาระบบ:
ศูนย์คอมพิวเตอร์ รร.นร. เป็นหน่วยงานขนาดเล็กของโรงเรียนนายเรือ ที่ต้องมีการเบิกจ่ายพัสดุให้กับหน่วยต่างๆ ใน รร.นร. อยู่เป็นประจำ เมื่อมีการเบิกจ่ายพัสดุก็จะทำการบันทึกข้อมูลลงในแบบบันทึกการเบิกจ่าย เมื่อต้องการทราบยอดพัสดุคงคลังหรือเมื่อต้องการประมาณการการใช้งานพัสดุชิ้นหนึ่งเพื่อใช้ในการพิจารณาการจัดซื้อในปี งป. ถัดไป จำเป็นต้องไล่ดูเอกสารทั้งหมด รวมยอดที่เบิกจ่ายออกไป แล้วนำมาหักออกจากยอดที่มีอยู่ ซึ่งขั้นตอนนี้มีโอกาสที่จะเกิดการผิดพลาดเกิดขึ้นได้ง่ายและต้องใช้เวลาพอสมควรในการสรุปยอดพัสดุ ทำให้การสรุปยอดพัสดุไม่สามารถทำอย่างสม่ำเสมอ อันก่อให้เกิดความไม่ชัดเจนของจำนวนพัสดุที่มีอยู่ในคลังว่ามีจำนวนสอดคล้องกับหลักฐานการเบิกจ่ายที่มีอยู่หรือไม่ ทางศูนย์คอมพิวเตอร์ รร.นร. จึงได้ร้องขอให้มีการสร้างระบบควบคุมการเบิกจ่ายพัสดุและรายงานยอดพัสดุคงคลังอัตโนมัติเพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

ลักษณะของผลงาน:
– เป็นเครื่องมือเฉพาะที่สร้างจากขั้นตอนการปฏิบัติงานจริง
ของผู้ใช้
– ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ในการปฏิบัติหน้าที่
– มีการปรับตัวให้เหมาะกับอุปกรณ์ที่ใช้อัตโนมัติ
– ง่ายต่อการเข้าถึงผ่านอินเตอร์เนต
– ง่ายต่อการใช้งาน และการดูแลรักษา
– มีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล

คุณสมบัติ:
– สามารถใช้ร่วมกับเครื่องแสกนบาร์โค๊ดได้
– สามารถดูข้อมูลการเบิกจ่ายย้อนหลังได้
– สามารถยกเลิกรายการการเบิกจ่ายพัสดุได้
– สามารถเพ่ิมผู้ใช้ได้
– สามารถบริหารจัดการผู้ใช้ระบบได้
– สามารถทราบยอดพัสดุคงคลัง ณ ปัจจุบันได้ทันที
– สามารถรายงานยอดพัสดุคงคลังในภาพรวมได้
– สามารถใช้งานได้เป็นอย่างดี ทั้งในคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์สมาร์ทโฟน
– มีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล